Hatósági ellenőrzések -

Meglehetősen nagy számú (tíznél is több) lehet azon államigazgatási hivatalok száma, melyekkel gyakrabban kapcsolata lehet a vállalkozásnak, amelyek közül elsősorban a gazdasági és a termékminőséggel foglalkozó szerveket lehet kiemelni.

A termékminőséggel kapcsolatban az Állategészségügyi és Élelmiszer Ellenőrző Állomások, az illetékes Állami Népegészségügyi Szolgálat és a Kereskedelmi Felügyelőség a legfontosabbak.

Hivatali kapcsolataink alapvetően kétféle módon zajlanak le. Egyrészt az ügyfél saját elhatározásból, vagy idézésre keresi fel a hivatalban az ügyintézőt, másrészt a szakhatóság előadója az ügyfél telephelyén szemlét tart.

A szakigazgatásban megjelent ügyfél elintézendő ügye akkor lehet eredményes, ha az üggyel kapcsolatos minden okmánnyal felszerelve jelenik meg.

A hivatalokban általában nem lepődnek meg, ha egy termelést végző vállalkozó jogszabályi ismerete nem „naprakész”, ezért érdemes az adott ügy intézése előtt az illetékes hivatalnál előre tájékozódni, hogy pontosan milyen dokumentumok bemutatására van szükség.

Megjelenés a hivatalban

Hivatal idézésben kéri az ügyfél megjelenését. Az idézésben a megjelenés helye, időpontja mellett annak tárgyát és a szükséges dokumentumokat is megjelölik. A kért iratokkal pontosan jelenjünk meg. Akadályoztatás esetén a korlátozó körülményt mielőbb (az időponttól függően írásban, telefonon) jelezzük.

A megjelölt iratok mellett más, minden olyan dokumentumokat vigyünk magunkkal, ami az adott témával kapcsolatban van vagy lehet. Az ügyintéző a határozatának kialakításánál az általa már ismert és a bemutatott iratok tartalmát a vonatkozó jogszabályokkal egybevetve dönt.

Az intézendő ügy súlyosságától függően jogi és szakmai segítséget igénybe lehet venni. Az élelmiszerekről szóló tv. és a különböző végrehajtási rendeletek az élelmiszer előállítás és forgalmazás teljes területét lefedik. Az ügy jogi vonatkozásában gondok merülhetnek fel, mert az élelmiszeripar sajátosságaiban a védelmet ellátó ügyvédek kevéssé járatosak. Az élelmiszer előállításban jártas szakemberek pedig általában a technológiai folyamatok jogi vonatkozását ismerik hiányosan.

Helyszíni szemle

A Hivatal keresi fel a vállalkozást, helyszíni szemlét tartva. Az ellenőrzésre jogosult szakigazgatási szervezet látogatásának időpontja gyakorlatilag a termék előállítás időszakában bármikor megtörténhet. A kiszámíthatatlan időpontú ellenőrzés miatt fontos, hogy a termelőegység működése közben mindig legyen ott olyan személy, aki az ellenőrt fogadni tudja és a kért minimális információval el tudja látni. Az ellenőrzés megakadályozása (ellenőr kizárása) jogi következménnyel jár! Az ellenőrzés rendkívüli időpontja miatt a hivatali alkalmazott tevékenysége csak olyan körülményre terjed(het) ki, ami más időpontban nem vizsgálható!

Nagy általánosságban elmondható, hogy az ellenőrizendő hely kiválasztása véletlenszerűen történik, de biztosan nem a vállalkozás napi munkájának az akadályozását célozza. A megkeresés eredetét se kutassuk, egyszerűen vegyük tudomásul. Az ellenőrök fogadásánál az általános emberi magatartás szabályait betartva azonnal tisztázni kell, mely hivatal küldöttével állunk szemben, és milyen konkrét feladat elvégzésével van megbízva.

• Az „igazoltatást” ne mulasszuk el, mert ha később kételyeink támadnak, emberileg már nehéz az igazolványt elkérni. Kellő megbízás hiányában nem köteles az ellenőrzött fél a kérésének eleget tenni!

• Az ellenőrzés tényét vegyük természetesnek, és minden kért adattal álljunk a hivatalnok rendelkezésére. A helyszíni szemlén – a higiéniai szabályok betartásával – a kért technológiai helyiségeket mutassuk be. A kiegyensúlyozott tárgyalás feltételeit teremtsük meg, hogy az ellenőr számunkra kedvező megállapításokkal távozhasson.

• Az ellenőrző személy által feltett kérdésekre rövid, de tényszerű válaszokat adjunk. Semmi esetre ne bonyolódjunk aprólékos magyarázkodásba, a jól felkészült ellenőr a szűkszavú válaszból is ért. Az ellenőrző szakember számos helyi körülményt nem ismerhet, ezért kérdéseire a szakma írott szabályainak megfelelően, jogi előírásokat helyesen tükrözően válaszoljunk. (Az elméletileg helyes válasz már előnyt jelent, hisz tudja, mit kellene tenni, de az adott esemény valami ok miatt nem valósítható meg.) A feszültségek feloldása miatt előnyös lehet az ellenőr(öke)t teával, kávéval, üdítőitallal megkínálni, de lakásba, a szomszéd presszóba történő invitálás már beláthatatlan veszéllyel jár(hat)!

• Szemlék, ellenőrzések megállapításait írásba szokás foglalni, aminek fontos kiegészítése a jelenlévők sajátkezű aláírása. Jegyzőkönyvben tényszerű adatok, körülmények kerüljenek leírásra, következtetéseknek ott helye nincs. A való ténytől eltérő megállapítás esetén se tagadjuk meg a jegyzőkönyv aláírását! (Hatósági személy által készült, aláíratlan jegyzőkönyv megállapítása egy későbbi jogi eljárás alapját képezheti!) Felmerült kételyünket és annak indokát rövid mondatba fogalmazva írjuk a már lezárt dokumentum végére, majd lássuk el azt is kézjegyünkkel!

Összefoglalás

Szakhatóságnál bizonyítékokkal felszerelkezve, lehetséges kérdésekre felkészülten (esetleg jogi, szakmai szakérővel) jelenjünk meg.

A hivatal kezdeményezte ellenőrzés kevés kivétellel véletlenszerű kiválasztással történik, az ügyfél számára az időpont kiszámíthatatlan. Az ellenőr az adott hivatal tevékenységének ellátásához szükséges feladatkört tölt be, annak elvégzéséhez kellő jogi védelem alatt áll, de jogkörét nem lépheti túl és titoktartásra kötelezett.

Az adott helyszíni szemlén helytelen bármilyen kérdéssel előhozakodni, ugyanakkor az eljáró irodájában bármilyen kínos kérdés megoldásában segítséget lehet kérni. Több évtizedes hatósági tapasztalatom alapján mondhatom, hogy a jól működő szakhatóság a kért segítségnyújtásra minden estben kész volt.

Miklya János